一般事務の仕事内容とは?

事務職は障害者雇用において、最も多く採用されており、身体障害や発達障害、精神障害など、多くの障害をお持ちの方からも人気のある職種となっています。
ここでは、「一般事務」の求人で多くみられる仕事内容、必要スキルをご紹介します。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容

・書類や資料の作成と管理
・データ入力
・伝票管理・処理
・備品の管理・発注
・郵便物の仕分け・管理・発送
・メールや電話、来客の応対
など

その他、「これコピー取っておいて」「これ発送しといて」など急な依頼を受けることもあります。

上記を見てわかるように、他の社員の仕事をサポートする仕事、といえます。
一般事務は特定の部署を専門的に担当するというわけではなく、幅広い領域の仕事に携わることが多いです。

一般事務職に必要なスキル

一般事務職に必要なスキル、と言われて最初に思い浮かぶのは、ほとんどの人がPC操作ではないでしょうか。
特に、ExcelやWordといったofficeソフトの基本操作は求人票にも記載されていることがほとんどです。

一般事務の仕事のほとんどは企業や会社によってマニュアルやルールが決められており、それに沿って行うルーティンワークです。業務の流れを勝手に変える、書類などの形式を勝手に変える、などを行っては効率的に書類やデータを管理できません。他者との共有も難しくなってしまい、ミスや混乱の原因となってしまいます。

そのため、

・単純作業を苦に感じない、退屈だと思わない
・決められたことを決められた通りに行える

スキルが必要となります。

また、一般事務職はほとんどが社内の人からの依頼や指示に基づいて仕事に取り組みます。
そのため、

・仕事の依頼や指示を正確に理解して遂行するためのコミュニケーション
・依頼された仕事に対して嫌な顔をしないという姿勢
・期日に間に合わせること
・報連相をしっかりと行うこと

も大切なスキルとなります。

指示や説明を受けてもわからないことは、その都度解決することが重要で、自分の考えや、曖昧な理解で作業を進めるとやり直しになってしまい、余計な時間を取られてしまいます。
そのため、分からないことはその都度報告や相談をすることが大切です。

また、仕事を依頼する際に毎回嫌な顔をされると、依頼する側も気分を害しトラブルの元になりかねません。理由があって無理な場合はしっかりとその理由を伝えて断る、または期限を相談することが大切です。そのためには、自分の抱えている仕事と、キャパシティをしっかりと自身が把握しておく必要があります。
期日を守れないと依頼者やその仕事に携わっている人全員に迷惑をかけてしまうため、期日をしっかりと守ることも大切なスキルです。

一般事務職を目指そう!

一般事務職は、営業職のように人前に出ることは少ない、縁の下の力持ちのような仕事です。そのため、コミュニケーションは必要ないと思われる方も多いですが、実はとてもコミュニケーションが大切な職といえます。

コミュニケーションやマルチタスクに苦手意識のある発達障害や精神障害を抱えている人にとって、事務職は難しいと感じることも多いかもしれません。
しかし、しっかりと訓練し、自分に合ったやり方を見つけることができれば決まったやり方で仕事ができ、残業も少ない会社が多い為、安定して働くことができます。

 

ていくは、福岡市博多区にある事務職に特化した就労移行支援事業所です。
訓練の中で、事務職に必要なスキルをしっかりと身につけることができます。
将来事務職を希望されている障害をお持ちの方、ていくでスキルを身につけませんか?
見学・体験等随時受け付けております。お気軽にお問い合わせください。

 

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